社内外で連携を取るために最低限必要な5つのツール

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先日、夜2時頃仕事を終えた私は、

翌日のミーティング資料について思いを巡らせながら

家族が眠る寝室に入って行きました。

 

※イメージ画像!!笑

※イメージ画像!!笑

 

 

 

 

 

家族を起こさないようにそっとベッドに潜り込むと

隣で眠っている3歳の娘が超可愛かったので

思わず、頬ずりしたんです。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

すると・・・

 

 

「お父さん!仕事してきて!」

とはっきりした寝言が。。。

 

 

 

 

はい。ここでまさかのニート疑惑が発生。
株式会社スタジオストリーム 代表取締役の小川です。
安心してください。働いてますよ!

2月23日現在、弊社では

・通販系サイト制作3件
・ブログカスタマイズ1件
・中規模WPサイト制作2件
・LP制作3件
・印刷物制作5件
・オリジナルイラスト制作業務2件

合計16案件を同時進行しています。
それに加え、

・契約済みクライアントサイトの保守・更新
・教育関連事業の準備
・店舗集客コンサル業務
・オリジナル商材の企画

を行っています。

安心してください。働いてますよ!(再び)

制作案件に対して小川春樹が単体で完結させる案件はそう多くはなく、
それぞれの種類ごとにチームが連携を取りながら制作にあたっています。

関わる人間が増えるということは…

データやメモ、気づいたことや修正点などをリアルタイムに共有しつつ
必要な時にデータをパッと取り出し
各自が納期を守って次の手順に進めないと
無駄な時間がどんどん積み重なってしまいます。。。

毎日反省とひらめきと改善の連続です笑

ご協力頂いている皆さんに心から感謝しています。

 

上記のようなプロジェクトだけでなく、サロンワークやスクール業務、また社内・店舗のコミュニケーションを円滑に行うためにも【導入しておいたほうが良いツール】が世の中には沢山あります。

その中でも特に必須!
といえるものを5つに絞ってみました☆

もしまだ仕事上機能させていないものがあれば、すぐにでも検討・導入してみてください!
スピードと正確性がぐんと向上します!

チャットワークは履歴や添付ファイルの検索がしやすい☆

チャットワークは履歴や添付ファイルの検索がしやすい☆

1. メッセンジャーアプリ

リアルタイムに情報交換ができるものを指します。

LINE・Facebookメッセージ・チャットワークなど、ネット上には色々なサービスがありますが

大事なポイントは

『検索機能がついていること』

です!

 

「お客様の名前」「日時」「重要な内容」「案件の種類」「添付ファイル」
など、日常の会話の中に大切な情報が沢山入っています。

あとで見返す時にさっと調べられるよう、検索機能は必須です。

 

Dropboxは組織やプロジェクトごとにフォルダ管理できるので、情報の整頓に最適☆

Dropboxは組織やプロジェクトごとにフォルダ管理できるので、情報の整頓に最適☆

2. クラウドストレージ

Dropbox・Evernote・Googledriveなど、

インターネット上に様々なファイルを保存できるサービスを活用すると

チーム内でいちいちメールを回さなくていいので、楽になります☆

権限を設定できるので、組織的にフォルダ分けして使うことも出来ます!

例えば基本的な使い方として、

1 お客様のカルテはスマホのWordで作成し、施術前後にDropboxにアップ

2 スタッフがオーナーにLINE「DBにカルテアップしました!」

3 PCでDropbox内のカルテを確認。

などなど。

各種書類も一元化できるので、マニュアルやテキストの共有もしやすいです

 

シンプル・イズ・ベスト!

シンプル・イズ・ベスト!

3. TEXTエディタ

メモ帳ソフトなど、文字のみを処理する簡易的な文書作成ソフトのことを「テキストエディタ」といいます。

文字の装飾などは行わず、シンプルに文字が打てればOK!

プロジェクト間の情報伝達に装飾は不要です。
あくまでシンプルに、分かりやすく、順序立てて。

例えば、手順書。ルール。作業指示。報告書など毎日の業務で使うものはテキストエディタがおすすめです。

 

企画書原案から、毎日の作業報告書、売上レポート、クライアントのメモ、メール文章の雛形、そして忘れがちなSNSのIDとパスワード。

これらをテキストエディタでまとめ、クラウドストレージに保存。
PCじゃないですよ!クラウドストレージに保存!!!

すると、必要な書類がいつでもどこでもスマホから確認出来ます。

 

いつでもどこでも、データの確認&編集!

いつでもどこでも、データの確認&編集!

4. ExcelまたはNumbers

数式を使えれたらどちらでもOK。

今の時代、進捗管理や金額計算、見積書などもスマホ・タブレットで編集・共有出来るようになりました。

見積書や請求書はもちろん、プロジェクトの進捗状況も管理できる表計算ソフト。

難しいことは出来なくてOKなので、

表計算の足し算・引き算・掛け算・割り算だけ抑えておけば

いつでも、どこでも、だれでも、最新の情報を使う事ができます。

もちろんここでもPCに保存するのはナンセンス!!!
適切な場所に保存すると、プロジェクトに関わる全員のストレスが解消されます☆

 

愛は動詞。

愛は動詞。

5. 自分と他人へのちょっとした気遣い

最後のツールは「マインド」です。

ちょっとコレやっておけば、●●さんが楽かな。。。とか
明日のアレのために、このメモもアップしておこう。。。とか
この間のLINEトークをキープに移して忘れないようにしておこう。。。など

ちょっと手をかけることで、自分も他の人ももっと効率よく、気持よく仕事に向かう事ができます。

デジタルなツールが普及する中でも、結局一番仕事の効率を良くするのは

相手を思いやる気遣い

なのかもしれません。

 

もし、「これらのツールの活用方法がピンと来ない。」「具体的にどうやるの?」「スタッフに伝えるのめんどくさいからレクチャーして欲しい」などご要望があればお気軽にお知らせください。

制作案件の合間をぬって、こっそりお伝えします笑

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